Fatti aiutare dalle nuove tecnologie

Velocità, agilità e riduzione degli sprechi sono le tre leve dei nostri giorni per raggiungere il successo.

Ad oggi la qualità a costi contenuti si ottiene solo con l’eliminazione degli sprechi e con l’incremento delle attività a valore aggiunto. Lo spreco è qualsiasi attività svolta che non accresce la qualità del prodotto finito, in altre parole è un’attività non necessaria che prevede una perdita di tempo e di costi.

Sprechi sono anche attività ripetitive, definite “alienanti”, che si rendono necessarie per la mancanza di innovazione. Pensa ad un’azienda di spedizioni che non si serve di un software gestionale per tracciare spedizione, transito e arrivo (situazione estrema). Il numero di persone adoperate per tale azienda sarebbe almeno 5 volte (x5) maggiore di un’azienda all’avanguardia.

Il processo di miglioramento è il seguente. Se elimini uno spreco di un processo lavorativo, il processo diviene più agile e veloce. La riduzione dei costi diviene quindi una conseguenza diretta e garantisce nel tempo una riduzione dei prezzi a qualità costante o un incremento della qualità a costi contenuti.

Le nuove tecnologie svolgono un ruolo chiave in questo contesto. Se possiedi hardware e software all’avanguardia e li utilizzi al meglio, ossia ti servi di tutte le loro funzioni, ridurrai o addirittura eliminerai tante attività ripetitive e inutili. Le nuove tecnologie sono adoperate soprattutto perché permettono di eliminare gli sprechi, migliorare l’efficienza aziendale, rivolvere problemi difficili e migliorare la produttività.

Quando prevedi di inserire una nuova tecnologia in azienda, che sia in sostituzione o in aggiunta a quelle già utilizzate, stai prevedendo un rollout tecnologico. Il rollout tecnologico infatti è il processo che riguarda l’implementazione di una nuova piattaforma IT o di un nuovo componente hardware che risolve un problema o migliora qualcosa della tua azienda.

La sostituzione dei pc insieme o senza l’uso di un applicativo più recente è un rollout tecnologico.

Due vantaggi nell’uso di un laptop più all’avanguardia potrebbero essere:

·         Meno interventi di assistenza

·         Pc più leggeri da trasportare

Un vantaggio nell’uso di un applicativo più recente potrebbe essere l’uso di programmi e funzionalità più avanzate (si pensi agli assistenti vocali di Windows non disponibili per tutte le versioni).

Qualsiasi sia il settore di appartenenza (ristoranti, negozi al dettaglio, catene alberghiere, banca) la tua azienda potrebbe avere la necessità di implementare una nuova rete o implementare una nuova tecnologia. Un esempio potrebbe essere anche l’introduzione di casse self in un supermercato.

Se possiedi più sedi aziendali, il rollout tecnologico è un'impresa significativa.
Potresti avere più sedi che richiedono cavi aggiuntivi, modifiche all'infrastruttura esistente e qualsiasi altra attività straordinaria per supportare la tua nuova tecnologia.
In casi come questi si adopera un fornitore di servizi IT che possiede le capacità e l’esperienza adatte a svolgere questo lavoro.

Inoltre non devi sottovalutare la facilità di adozione della nuova tecnologia da parte degli utenti. Il tuo team deve accettare di utilizzare la nuova tecnologia una volta che è stata distribuita. Per assicurarti che ciò accada, devi innanzitutto definire: la tecnologia che desideri implementare, un piano e un team di supporto. 

Il primo passo da fare è individuare l’obiettivo da raggiungere. 
L’obiettivo sarà definito in termini di produttività, tempi e costi e prevedrà sicuramente l' eliminazione di un’attività ripetitiva o a non valore aggiunto. Per raggiungere il tuo obiettivo sarà necessaria l’implementazione di una nuova tecnologia. Di qui definisci la tecnologia, ossia se vuoi cambiare i pc, devi identificare il modello del nuovo pc, i cavi, gli accessori. Bisogna definire anche tutto ciò che deve essere dismesso in caso di sostituzione di una tecnologia con una più avanzata. Se la tua azienda opera in più sedi, considera come quella tecnologia si adatta ad ogni sede. In termini tecnici devi conoscere le esigenze di ogni sede, se l’implementazione richiederà attività o strumenti aggiuntivi per alcune sedi. Nel caso della sostituzione di pc potrebbe essere necessaria la migrazione dei dati dal vecchio sistema al nuovo ma questa attività potrebbe non riguardare tutte le sedi o tutti i pc.

Una volta individuata la soluzione tecnologica puoi stendere un piano di implementazione che farà da riferimento durante tutto il progetto. Il piano si estenderà lungo l’intera sequenza temporale, individuerà tutte le attività da svolgere e le ordinerà in funzione delle esigenze temporali di ogni sede.
Partirai dalla definizione di macroattività che, nel caso dei pc, potrebbero essere: scelta del fornitore della nuova tecnologia, logistica, implementazione tecnologica, formazione del personale, smaltimento dei pc sostituiti. Definirai quindi le attività singole, le esigenze e i tempi fino ad ottenere il tempo di svolgimento della macroattività e successivamente dell’intero progetto.

Se il progetto coinvolge più sedi o coinvolge molti settori tanto da divenire abbastanza complesso, puoi richiedere il supporto di un team IT esterno. Un team organizzato e affidabile può installare qualsiasi infrastruttura desiderata, configurare l’hardware e persino manutenere la rete e l’infrastruttura al termine del progetto.
Il team IT esterno può occuparsi inoltre dell’intero progetto, dalla individuazione e fornitura della nuova tecnologia allo smaltimento di quella sostituita. Puoi richiedere infatti supporto dalla stesura del piano definendo insieme le attività necessarie e difficili da prevedere nonché una sequenza temporale più realistica.

Per fare in modo che il progetto di rollout tecnologico abbia successo, meglio essere trasparenti con il tuo team, devi informarlo dell’obiettivo che ti sei posto e della nuova tecnologia che sarà implementata. Se il tuo obiettivo è l’eliminazione di un’attività, il tuo team deve sapere che al termine dell’implementazione non dovrà più eseguire quell’attività ma dovrà adattarsi alla nuova tecnologia. Per rendere più facile l'uso puoi prevedere la formazione del personale sull’utilizzo della nuova tecnologia. La formazione può essere svolta dal team IT o dai responsabili interni di progetto. Puoi fornire al personale anche manuali e istruzioni per l’uso in modo che il rollout tecnologico garantisca il successo previsto.

Una volta implementato il piano, puoi chiederti se il rollout tecnologico ha raggiunto il risultato sperato.
Se al principio avevi un obiettivo ben definito da dati e da misurazioni di produttività e/o costi, puoi raccogliere alla stessa maniera i dati del “dopo” per un confronto. Da ciò si potrà sapere se l’obiettivo è stato raggiunto. In caso negativo, il tuo ultimo compito sarà quello di individuare le attività aggiuntive da implementare per far si che il risultato si avvicini il più possibile a quello sperato. Le attività aggiuntive possono essere una maggiore formazione del personale o l’introduzione di incentivi agli utenti per l’uso della nuova tecnologia.
Fin quando non raggiungi il tuo obiettivo, continua ad analizzare il processo per mettere in piedi tutto ciò che serve per migliorarlo.

La tecnologia può essere la migliore soluzione ai problemi aziendali più complessi. Essere preparati mentre si introduce un nuovo hardware o una nuova piattaforma nella propria azienda è fondamentale durante il processo. La definizione della tecnologia, la stesura di un piano e il coinvolgimento del personale sono le fondamenta di un rollout tecnologico fluido e di successo per tutta la tua azienda. 

Se vuoi ottenere maggiori informazioni o vuoi richiedere supporto per il tuo rollout tecnologico da parte di un team IT specializzato e competente, scrivi a contact_us@deponte-sti.com